Sta je op het punt de e-mailkoppeling in Match App in te richten, dan komen er in de praktijk vragen op: wat wordt er precies opgehaald, wat gebeurt er met e-mails van een collega die uit dienst gaat, en kan ik e-mails uitsluiten? Hieronder vind je de antwoorden. Wil je de koppeling instellen, lees dan E-mail configureren.
De e-mailfunctionaliteit kan per organisatie aan- of uitstaan. Zie je een optie niet, neem dan contact op met de beheerder binnen jouw organisatie.
Zodra je je Microsoft- of Google-account koppelt, maakt Match App via OAuth verbinding met je mailbox en koppelt deze aan je gebruikersprofiel. Met de optie E-mails importeren bepaal je wat er daarna gebeurt:
Synchroniseren gebeurt niet direct. De import verloopt via een wachtrij en duurt 5 minuten tot 24 uur, afhankelijk van het ingestelde interval en het aantal e-mails.
Nee. Bij de eerste configuratie haalt Match App de volledige e-mailgeschiedenis van de mailbox op — alle e-mails, vanaf het begin. Je kunt geen startdatum instellen en de eerste import niet beperken. Zodra de geschiedenis binnen is, worden nieuwe e-mails opgehaald volgens het ingestelde interval.
Hiermee bepaal je hoe vaak de Match App controleert of er nieuwe e-mails in de gekoppelde mailbox staan. Het minimum is 5 minuten. De instelling is alleen actief als E-mails importeren is aangevinkt.
Er is geen offboarding-actie nodig of beschikbaar in Match App. Zodra IT het Microsoft- of Google-account deactiveert, wordt het OAuth-token op enig moment ongeldig. Match App blijft proberen te synchroniseren tot er een fout optreedt; daarna wordt de import voor dat e-mailadres automatisch uitgeschakeld.
Al geïmporteerde e-mails worden niet verwijderd. Die blijven in Match App staan bij de betreffende talenten, contacten en relaties.
Ook hier geldt: Match App blijft proberen te synchroniseren tot er een fout optreedt, waarna de import voor dat e-mailadres wordt uitgeschakeld. Al geïmporteerde e-mails blijven ongewijzigd staan.
Om de synchronisatie te hervatten configureer je het e-mailadres opnieuw in Match App. Bij het opnieuw configureren wordt de volledige mailboxgeschiedenis nogmaals geïmporteerd.
Match App ondersteunt Microsoft Office 365 (standaard) en Gmail. Heb je een andere e-mailprovider, neem dan contact op met support@8vance.com.
Nee. Elk e-mailadres mag binnen een organisatie maar één keer voorkomen, zowel op organisatieniveau als op gebruikersniveau. Voeg je een adres toe dat iemand anders al heeft geconfigureerd, dan krijg je de melding dat dit e-mailadres al is geconfigureerd.
Er geldt op dit moment geen limiet op het aantal e-mailadressen dat je als gebruiker of als beheerder kunt configureren.
Geïmporteerde e-mails worden op e-mailadres gekoppeld aan records in Match App. Is er een match, dan verschijnt de e-mail op twee plekken:
Staat E-mails importeren uit, dan zie je alleen de e-mails die je zelf vanuit Match App hebt verstuurd.
Die worden nergens getoond. Match App laat alleen e-mails zien die op e-mailadres gekoppeld kunnen worden aan een bekend talent, contact of relatie.
Ja. Bijlagen worden meegenomen tijdens de import.
Wil je voorkomen dat bijvoorbeeld nieuwsbrieven of interne correspondentie in de tijdlijn van een record terechtkomen, dan sluit je die adressen uit van de import. Uitsluiten kan op twee niveaus:
Allebei — welke van de twee, hangt af van de volgorde. Zie de twee vragen hieronder.
E-mails die vóór de uitsluiting zijn geïmporteerd, worden niet meer getoond in Match App. Ze blijven wel in het systeem staan; ze zijn alleen verborgen en worden niet verwijderd.
E-mails van dat adres worden nooit geïmporteerd. De uitsluiting wordt toegepast op het moment van ophalen, waardoor die e-mails het systeem niet binnenkomen.
Het verwijderen van een uitsluiting heeft twee effecten:
Nee. Je ziet en beheert alleen de uitsluitingen die je zelf hebt toegevoegd. Uitsluitingen van andere gebruikers of van de beheerder zijn voor jou niet zichtbaar. Uitsluitingen op organisatieniveau werken op de achtergrond voor iedereen binnen de organisatie.
Dat kan alleen op organisatieniveau, door een beheerder. Als individuele gebruiker sluit je losse e-mailadressen uit.
Nee, losse geïmporteerde e-mails verwijderen is op dit moment niet mogelijk in Match App. Je kunt wel de configuratie van een e-mailadres verwijderen, waarmee je toekomstige imports voor dat adres stopt. E-mails die al in het systeem staan, blijven dan staan.
Ja. Microsoft en Google stellen e-mailhandtekeningen niet beschikbaar via hun API's, waardoor Match App je Exchange- of Gmail-handtekening niet kan uitlezen of overnemen. Daarom heeft Match App een eigen handtekening-editor.
Je stelt een handtekening in op twee niveaus:
Gebruikt jouw organisatie transportregels op de Exchange-server, dan kan Exchange daarnaast alsnog een handtekening toevoegen aan uitgaande berichten. Stuur daarom vóór livegang een testmail vanuit Match App en controleer in het ontvangen bericht of de handtekening niet dubbel staat. In E-mailhandtekening toevoegen lees je hoe je je handtekening instelt.
Nee. Een voorbeeldweergave van de handtekening is op dit moment niet beschikbaar in Match App.